Begleitung bei der Softwareauswahl
– strukturiert entscheiden statt bauchgefühlgesteuert
Die Auswahl einer neuen Software – egal ob für Vertrieb, Produktion, Kundenservice oder andere Geschäftsbereiche – ist komplex, zeitaufwendig und oft durch Unsicherheit geprägt. Wir bieten Ihnen eine strukturierte, praxiserprobte Methode, um aus einer Vielzahl von Anbietern denjenigen auszuwählen, der am besten zu Ihren tatsächlichen Abläufen passt.
Unser Ansatz: Prozesse verstehen – Anbieter vergleichen – fundiert entscheiden
Wir begleiten Sie durch den gesamten Auswahlprozess – von der Zielklärung über die Prozessaufnahme bis hin zur Anbieterbewertung. Im Mittelpunkt stehen dabei nicht technische Detailanforderungen, sondern Ihre realen Arbeitsabläufe und der konkrete Nutzen für Ihre Mitarbeitenden.
- Zieldefinition und Projektvoraussetzungen schaffen
- Prozesse strukturiert aufnehmen
- Typische Abläufe dokumentieren
- Freigabe der Ablaufdokumentation
- Vorauswahl geeigneter Anbieter
- Anforderungsunterlagen finalisieren
- Anbieterantworten und Präsentationen vorbereiten
- Durchführung der Anbieterpräsentationen
- Bewertung durch Keyuser und Abteilungen
- Objektive Gesamtauswertung
- Vertiefung mit dem Top-Anbieter
- Angebotserstellung
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Zieldefinition
- Wir starten mit der Frage: Was wollen Sie mit der neuen Software erreichen?
- Die Zielsetzung wird klar dokumentiert und dient als Leitplanke für alle weiteren Schritte.
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Aufnahme der Ist-Prozesse
Gemeinsam mit Ihren Keyusern analysieren wir Ihre Geschäftsprozesse entlang eines Standardprozessmodells – von der Anfrage bis zur Ausführung. Dabei dokumentieren wir nur die relevanten Schritte, ohne Spezialanforderungen.
Damit wir die Gespräche mit den Fachabteilungen effizient und vollständig führen können, stimmen wir vorab mit jedem Key-User ab,
- welche Eingangsinformationen sie erhalten,
- welche Ausgangsinformationen sie erzeugen oder weitergeben,
- und welche Begriffe und Objekte sie in ihrer Arbeit verwenden.
Diese strukturierte Vorbereitung ermöglicht es uns, die Gespräche in beliebiger Reihenfolge zu führen, ohne dass Zusammenhänge verloren gehen – und sorgt dafür, dass kein relevanter Prozessschritt übersehen wird.
Jeder dokumentierte Schritt wird anschließend bewertet:
- Was funktioniert heute gut?
- Was soll sich verbessern?
- Wie viele Personen sind betroffen?
- Wie hoch wäre der Nutzen einer Verbesserung?
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Anbieterrecherche und Vorauswahl
Basierend auf einem standardisierten Kriterienkatalog (z. B. Branchenerfahrung, räumliche Nähe, Referenzen, Methodik) erarbeiten wir eine Shortlist potenzieller Anbieter.
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Präsentationsvorbereitung
Die ausgewählten Anbieter (3-4) erhalten Ihre individuelle Prozessdokumentation mit der Einladung, genau diese Abläufe in ihrer Software zu präsentieren – inklusive aller Zwischenschritte und Belege. So entsteht ein realistisches Bild und keine geschönte Demo-Umgebung.
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Bewertung durch die Key-User
Ihre Mitarbeitenden bewerten die für sie relevanten Prozesse nach Schulnoten – ergänzt durch weiche Faktoren wie:
- Verständlichkeit der Präsentation
- Vorbereitung und Fachkompetenz der Anbieter
- Passung zur Arbeitsrealität
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Objektive Entscheidungsfindung
Die Ergebnisse werden gewichtet nach Relevanz der Abteilungen und fließen in eine transparente, mathematische Bewertung ein. So zeigt sich klar, welcher Anbieter am besten passt.
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Finalrunde mit dem Favoriten
Der bestbewertete Anbieter wird eingeladen, um die individuellen Spezialanforderungen der Fachabteilungen kennenzulernen – und auf dieser Basis ein verbindliches Angebot zu erstellen.
Ihr Vorteil:
- Realistische Präsentationen statt Hochglanz-Demos
- Klarer Überblick über Ihre Prozesse
- Objektive Entscheidungsgrundlage
- Hohe Akzeptanz bei den Fachabteilungen
- Reduzierung von Fehlentscheidungen durch transparente Bewertung
Sie planen eine neue Softwarelösung?
Mit unserer strukturierten Auswahlbegleitung treffen Sie eine Entscheidung, die zu Ihren Prozessen, Zielen und Mitarbeitenden passt – nicht nur zu einem schönen Pitchdeck.
